Back to top

Phân bổ chi phí hợp lý

Trong điều kiện phát triển và hội nhập hiện nay, để nâng cao hiệu quả quản trị, giúp các doanh nghiệp có thể đứng vững và thắng thế trong cạnh tranh, các nhà quản trị cần phải được trang bị các kiến thức quản trị hiện đại ngang tầm quốc tế cùng với sự hỗ trợ hữu hiệu của thông tin kế toán quản trị nói chung và kế toán chi phí nói riêng. Bài viết phân tích phương pháp phân loại chi phí trong kế toán quản trị và mức độ áp dụng một số phương pháp hạch toán chi phí trong các doanh nghiệp Việt nam hiện nay.

Phân loại chi phí trong kế toán quản trị

Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (DN). Trong kế toán tài chính, chi phí được hiểu theo nghĩa là những hao phí mà DN chi ra có thể đo lường được bằng tiền tệ để đạt được mục tiêu kinh doanh của DN. Tùy theo mục đích, chi phí trong kế toán tài chính có thể được phân loại theo yếu tố chi phí, theo khoản mục chi phí hoặc theo quan hệ với báo cáo tài chính.

Do mục đích của kế toán quản trị là cung cấp thông tin thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị nên trong kế toán quản trị, thuật ngữ chi phí được sử dụng linh hoạt theo từng mục đích và nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị trong từng tình huống cụ thể. Trong mỗi tình huống, việc xác định và tính toán chi phí cũng khác nhau:

- Phân loại chi phí theo đối tượng hạch toán chi phí: Căn cứ vào khả năng quy nạp chi phí cho từng đối tượng hạch toán chi phí, chi phí được phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Trong đó, chi phí trực tiếp là những chi phí có thể xác định và hạch toán cho từng đối tượng hạch toán chi phí một cách đơn giản và hiệu quả ngay từ khi phát sinh chi phí. Ngược lại, chi phí gián tiếp là những chi phí không thể xác định được hao phí cho từng đối tượng hạch toán chi phí một cách đơn giản và hiệu quả. Để xác định chi phí cho từng đối tượng hạch toán chi phí, trước hết kế toán phải tập hợp chi phí theo từng phân xưởng hoặc bộ phận sau đó phân bổ cho các đối tượng hạch toán chi phí dựa trên cơ sở phân bổ chi phí. Cách phân loại này giúp cho người sử dụng hiểu rõ vai trò của từng loại chi phí trong hoạt động của DN và phương pháp hạch toán chi phí cho các đối tượng hạch toán chi phí.

- Phân loại chi phí theo quan hệ với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Chi phí sản xuất bao gồm những chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất của DN như: chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Khi quá trình sản xuất hoàn thành, các chi phí sản xuất được tính vào giá thành sản phẩm. Chi phí ngoài sản xuất là những chi phí phát sinh liên quan đến các hoạt động bán hàng và quản lý DN.

- Phân loại chi phí theo quan hệ với báo cáo tài chính: Dựa vào mối quan hệ của chi phí với các báo cáo tài chính, chi phí được chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Chi phí sản phẩm là những chi phí được tính vào giá thành sản phẩm. Các chi phí này phát sinh trong quá trình sản xuất của DN. Khi quá trình sản xuất hoàn thành, các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất được tính vào giá thành sản phẩm hoàn thành và trở thành giá thành của sản phẩm nhập kho. Giá trị thành phẩm nhập kho được trình bày trên bảng cân đối kế toán. Khi sản phẩm được bán, chi phí thành phẩm tồn kho được trở thành giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh.

Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN, trong quan hệ với các báo cáo tài chính được gọi là chi phí thời kỳ. Các chi phí này phát sinh ở kỳ nào thì được coi là chi phí hoạt động trên báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ đó.

Trong kế toán tài chính, chi phí được hiểu theo nghĩa là những hao phí mà DN chi ra có thể đo lường được bằng thước đo tiền tệ để đạt được mục tiêu kinh doanh của DN. Tùy theo mục đích, chi phí trong kế toán tài chính có thể được phân loại theo yếu tố chi phí, theo khoản mục chi phí hoặc theo quan hệ với báo cáo tài chính.

Phân loại theo mối quan hệ của chi phí với khối lượng hoạt động: Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Chi phí biến đổi là những chi phí mà tổng của nó thay đổi khi khối lượng hoạt động thay đổi. Chi phí biến đổi có 2 loại là chi phí báo cáo tỷ lệ và chi phí biến đổi bậc thang. Chi phí biến đổi tỷ lệ là những chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với khối lượng hoạt động. Khi khối lượng hoạt động tăng lên 1 đơn vị thì chi phí biến đổi cũng tăng lên tương ứng. Các chi phí này thường là chi phí vật liệu chính, chi phí nhân công trực tiếp tính theo đơn vị sản phẩm... Khi tính cho 1 đơn vị khối lượng hoạt động thì chi phí biến đổi là không đổi.

Sau khi phân loại chi phí, Doanh nghiệp cần quản lý chi phí hiệu quả.

Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh không những giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.

Dưới đây là 4 nguyên tắc cơ bản sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

NGUYÊN TẮC 1

Sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững.

Phần lớn các công ty không thấy được hoạt động quản lý chi phí cần gắn kết với chiến lược kinh doanh, chứ chưa nói đến đó là nền tảng cho sự tăng trưởng. Trong khi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận truyền thống tại công ty là khá ổn định, tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng luôn khiêm tốn ngay cả trong những điều kiện tốt nhất. Và sự thay đổi trong hoạt động quản lý chi phí là cần thiết ở cả hai khu vực trên.

Các công ty sẽ chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua đó tạo ra một mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này. Sự gắn kết này là không thể thiếu.

Trong trường hợp một khoản chi phí quá cao của công ty sẽ giới hạn các khoản tiền đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh. Ngược lại, nếu quá chú trọng đến việc cắt giảm chi phí mà thiếu sự đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, sự đình trệ trong hoạt động kinh doanh sẽ xuất hiện, tăng trưởng chậm chạp và cùng với thời gian nó sẽ làm xói mòn vị thế kinh doanh của công ty.

NGUYÊN TẮC 2

Chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể.

Một mặt các công ty cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác.

Có ba nhân tố khác cần được quan tâm khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí tại bất cứ công ty nào. Những nhân tố này nên cân bằng, và không một nhân tố nào được đặc quyền ưu tiên hơn:

Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trong công ty?

Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự của các đối thủ cạnh tranh? Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?

NGUYÊN TẮC 3

Phân biệt giữa chi phí tốt và chi phí xấu.

Phần quan trọng nhất của nghệ thuật quản lý chi phí nằm ở việc đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Đó chính là thách thức làm thế nào để cắt giảm chi phí theo những phương thức hợp lý nhất mà không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của công ty. Chìa khoá hoá giải thách thức này chính là việc phân biệt các loại chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phí có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh.

Chẳng hạn như, các nhà quản lý sẽ tự đặt ra câu hỏi: yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết? Liệu những trợ cấp cho nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không? Còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán thì sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tư đem lại những lợi ích nào?

NGUYÊN TẮC 4

Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại.

Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động quản lý chi phí hiệu quả nhất. Việc này có thể được thực hiện theo một vài phương cách khác nhau.

- Thứ nhất, công ty xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh.

- Thứ hai, ban quản lý giới thiệu các phương pháp mới để giám sát hoạt động của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ.

- Thứ ba, công ty lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng một vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của công ty.