Back to top

Xây dựng cơ chế và chính sách lương thưởng

Cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp bên cạnh các yếu tố quan trọng khác như ngành nghề, uy tín của doanh nghiệp, môi trường làm việc này cơ hội thăng tiến...

Tại sao phải xây dựng cơ chế trả lương?

Cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp bên cạnh các yếu tố quan trọng khác như ngành nghề, uy tín của doanh nghiệp, môi trường làm việc này cơ hội thăng tiến... Một cơ chế trả lương phù hợp có tác dụng nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi.

Các vấn đề cần xem xét trong việc xây dựng cơ chế trả lương

Để đảm bảo cơ chế trả lương phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn, thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế, Bạn cần nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng tới các yếu tố sau:

Mặt bằng lương chung của xã hội của ngành và khu vực: Doanh nghiệp không chỉ chịu sức ép cạnh tranh về đầu ra của sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu sự cạnh tranh gay gắt của các yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bạn phải xác định được mặt bằng mức lương bình quân của các vị trí lao động trong cùng ngành và trong cùng khu vực địa lý. Điều này giúp bạn đưa ra được các mức tiền lương cạnh tranh, có khả năng thu hút và lưu giữ nhân viên.

Quy định của pháp luật: Tìm hiểu và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về các vấn đề lao động trước khi xây dựng cơ chế trả lương là việc làm bắt buộc. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu Nhà nước quy định hợp đồng và lương thử việc, lương thời vụ, lương trong kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc...

Chính sách phát triển nhân lực của Công ty: Bạn phải xác định rõ được doanh nghiệp cần những loại lao động nào và bao nhiêu? Doanh nghiệp cần họ cống hiến cái gì và như thế nào? Và bạn sẽ làm gì để có?

Tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với các vị trí chức danh: Hãy liệt kê và sơ bộ phân loại lao động trong doanh nghiệp theo đặc thù công việc và yêu cầu năng lực, trình độ khác nhau. Loại lao động hay nhóm vị trí chức đanh nào là then chốt trong doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh lớn nhất từ thị trường lao động và cần có mức độ ưu tiên thích đáng. Tuy nhiên, dù lương cao nhưng nếu trả lương cào bằng, không gắn với tính chất công việc, mục tiêu và kết quả lao động thì lại không phát huy hiệu quả, thậm chí phản tác dụng. Việc phân loại lao động thành các nhóm có vị trí, tính chất công việc. mức độ trách nhiệm khác nhau để trả lương sẽ giúp bạn trong việc xác lập nên một cơ chế trả lương công bằng hơn.

Cách thức tính trả lương: Tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn lựa chọn cách thức trả lương cứng hay khoán, hoặc đồng thời cả hai. Lương cứng là số tiền cố định mà doanh nghiệp trả cho người lao động hàng tháng tương ứng với vị trí chức danh công việc. Lương khoán là số tiền người lao động được hưởng trên khối lượng, số lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Lương khoán có thể theo thời gian (giờ), hay trên đơn vị sản phẩm, hoặc trên doanh thu, thậm chí là lãi gộp trong tháng. Mỗi cách trả lương đều có ưu điểm riêng. Lương cứng đảm bảo cho người lao động cảm thấy yên tâm và ổn định trong công việc và cuộc sống, từ đó họ có thể toàn tâm, toàn ý với công việc. Lương khoán lại tạo ra động lực khuyến khích, phát huy tối đa năng lực của từng người, đo đếm dễ dàng và gắn liền với kết quả lao động thông qua căn cứ khoán. Thực tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp đụng cả hai cách trả lương này.

Quan điểm và ý kiến của người lao động: Thông qua trưng cầu ý kiến của người lao động, bạn có thể biết được ưu, nhược điểm của cơ chế trả lương hiện tại và những vấn đề cần khắc phục. Bạn có thể nắm rõ mong muốn nguyện vọng và quan điểm của họ về tính hợp lý, sự công bằng trong cách tính lương… Điều này, giúp bạn tránh được những sai lầm mang tính chủ quan, áp đặt. Mặt khác, làm cho người lao động cảm thấy được tôn trọng và việc trả lương là do chính họ xây dựng và quyết định.

Khả năng chi trả của doanh nghiệp: Vấn đề cuối cùng bạn cần xem xét là khả năng chi trả của doanh nghiệp. Lương là một bộ phận chi phí cơ bản ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Bạn cần tính toán tỷ lệ tiền lương hợp lý trên doanh thu kế hoạch để vừa đảm bảo trả lương đủ và khuyến khích được người lao động, vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Cũng cần lưu ý, không phải lúc nào việc có lãi hay không và lãi bao nhiêu cũng là cơ sở đề trả lương. Nếu dự án kinh doanh của bạn đang trong giai đoạn bắt đầu thì sao?

Các bước xây dựng Quy chế trả lương

Bạn cần cụ thể hóa cơ chế trả lương bằng văn bản, công bố và áp dụng trong doanh nghiệp. Văn bản này thường được gọi là Quy chế trả lương hay quy chế tiền lương trong doanh nghiệp. Các bước xây đựng nên được tiến hành theo một trình tự như sau:

Bước 1: Xác định đơn giá và Quỹ tiền lương kế hoạch cả năm.

Bạn cần dự báo doanh nghiệp cần phải chi bao nhiêu cho tiền lương và tỷ lệ trên doanh thu là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở để bạn xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên doanh thu hay đơn vị sản phẩm.

Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số dãn cách

Ở bước này, bạn cần liệt kê và nhóm các công việc có cùng tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm thành một nhóm chức đanh. Việc này đòi hỏi cần có bản mô tả công việc và yêu cầu chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các nhóm yếu tố cơ bản, ví dụ như:

Trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng cần có để thực hiện công việc. Tính trách nhiệm và áp lực trong các công việc thực tế đảm nhận. Trên cơ sở những yếu tố này, bạn xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách giữa các vị trí chức danh sao cho đảm bảo sự hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty và các vị trí liền kề.

Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương đến từng lao động

Với mỗi loại tính chất lao động, với mỗi bộ phận trong doanh nghiệp mà bạn có thể áp dụng một cách tính trả lương cho phù hợp. Lương cố định có thể áp dụng cho các vị trí hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra doanh thu. Cũng có thể áp dụng cả hai cách tính lương, tức là vừa có phần lương cố định vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức.

Trả lương khoán có nhiều phương pháp, có thể trả trên kết quả khối lượng sản phẩm hoặc doanh thu trực tiếp cá nhân hoặc nhóm thực hiện, cũng có thể trên hệ số hoặc số điểm chức danh, cho bộ phận trực tiếp và gián tiếp sản xuất.

Điều cần lưu ý trong việc trả lương khoán hay còn gọi là trả lương theo kết quả công việc hoàn thành là bạn phải xác định một tỷ lệ hay đơn giá khoán phù hợp, có tính khuyến khích và đảm bảo thu nhập cho người lao động. Bạn cũng nên đặt ra các mức hoàn thành công việc khác nhau, và ở mỗi mức cao hơn sẽ có tỷ lệ khoán thưởng bổ sung nhằm phát huy tối đa năng lực và khuyến khích người lao động đạt được thành tích cao hơn trong công việc.

Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.

Đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong quy chế trả lương bạn cần xây dựng các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng gián tiếp sản xuất. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng tương đối sát với thực tế, công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực hiện triệt đế và nghiêm túc.

Mức độ hoàn thành công việc có thể được quy đổi thành các mức hệ số như 0,8 - 0,9 và tối đa là 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C. Một cách khác là căn cứ trên những lỗi sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng.

Bước 5. Quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương đặc biệt.

Người lao động cần được biết rõ về quy trình tính lương và thời điểm họ được trả lương hàng tháng. Bên cạnh đó, quy chế cần xác định rõ các trường hợp trả lương khi người lao động được công ty cử đi học, lương làm thêm giờ, lương trong thời kỳ thai sản đối với lao động nữ…

Bước 6. Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung Quy chế

Quy chế cần được viết ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Trước khi ban hành chính thức, Bạn cần họp phổ biến và lấy ý kiến của người lao động. Ở nhiều doanh nghiệp, ai nhận được gì và tại sao chính là nguyên nhân gây ra sự bất bình, đồn đại, mâu thuẫn và mất đoàn kết. Cơ chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lực của nhân viên càng cao. Đừng giữ bí mật quy chế lương hoặc viết đánh đố người đọc.

Mức trả cho mỗi người là bí mật nhưng cách tính lương của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu. Người lao động cần biết bạn trả lương cho họ như thế nào. Mỗi người lao động trong Công ty phải biết rõ cách tính lương cho cá nhân, bộ phận mình. những chính sách khuyến khích, đãi ngộ của Công ty.

Sau khi áp đụng, bạn luôn nhớ rằng cơ chế hoặc chính sách trả lương không thể là bất biến mà nó cần liên tục được xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.

Đối với chính sách lương , thưởng trong doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đãi ngộ từ đó mới lấy tiêu chí căn cứ thưởng cho cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp.

Đãi ngộ nhân sự là một trong những công việc quan trọng nhất của công tác quản trị nhân lực, nó tác động lớn tới hiệu suất làm việc của người lao động cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó việc xây dựng một hệ thống đãi ngộ công bằng, hiệu quả đang là yêu cầu cấp thiết của mọi doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về hệ thống đãi ngộ và các bước xây dựng cơ bản trong bài viết dưới đây.

Tại sao phải xây dựng hệ thống đãi ngộ?

Hệ thống đãi ngộ của mỗi doanh nghiệp nhằm đạt tới hai mục tiêu. Thứ nhất là thu hút nhân lực tiềm năng. Thứ hai là duy trì đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm. Hơn nữa, nhân viên trong bất cứ tổ chức nào cũng mong muốn có được môi trường làm việc thuận lợi, có cơ hội học tập, thăng tiến và có mức lương cao phù hợp với năng lực. Mặt khác hệ thống đãi ngộ cũng đòi hỏi phải cân bằng, đảm bảo lợi ích của cả người lao động và doanh nghiệp.

Khi nào phải xây dựng hệ thống đãi ngộ?

Trong bối cảnh nhân sự có nhiều biến động như hiện nay thì việc xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết, đòi hỏi phải áp dụng những phương pháp xây dựng hệ thống đãi ngộ tiên tiến và kinh nghiệm đồng thời phù hợp với điều kiện tại Việt Nam. Hệ thống đãi ngộ hiệu quả sẽ là chất kết dính giữa con người và tổ chức, là cây gậy chỉ huy của ban lãnh đạo. Nhờ đó doanh nghiệp có sự ổn định về nhân sự để đạt được mục tiêu đặt ra; người lao động tìm thấy niềm vui, hạnh phúc và sự đam mê trong công việc, làm việc hết lòng vì tổ chức.

Các bước cơ bản để xây dựng hệ thống đãi ngộ

- Thứ nhất, đánh giá hệ thống đãi ngộ hiện tại và xu thế đãi ngộ thị trường

Đánh giá hệ thống đãi ngộ hiện tại của công ty nhằm tìm ra những điểm hạn chế và cần khắc phục của hệ thống đãi ngộ mà doanh nghiệp hiện đang áp dụng. Hệ thống đãi ngộ cần được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của thị trường lao động cũng như xu hướng mới trong công tác quản trị nhân lực. Việc đánh giá và chỉnh sửa cho phù hợp với thị trường không những làm cho hệ thống đãi ngộ của công ty được trở nên hiệu quả hơn mà còn là điều cần thiết để những chính sách của công ty tiệm cận với xu hướng chung của thị trường, tránh trường hợp trở nên thua kém đối thủ trong việc xây dựng chế độ lương thưởng và giữ chân những nhân viên có năng lực.

- Thứ hai, xác lập chiến lược đãi ngộ của doanh nghiệp

Các chính sách cơ bản của chế độ đãi ngộ cho người lao động phải phù hợp với xu hướng thị trường, nhưng không vì thế mà một doanh nghiệp bất kì có thể áp dụng một hệ thống đãi ngộ của doanh nghiệp khác đang làm. Mỗi doanh nghiệp đều có những triết lý kinh doanh và chiến lược định hướng dài hạn khác nhau, do đó việc xây dựng chiến lược đãi ngộ cũng cần phù hợp và có mối liên hệ mật thiết với chiến lược kinh doanh của công ty. Trong bước này, doanh nghiệp cần dự toán ngân sách và nguồn lực dành cho chế độ đãi ngộ, bên cạnh đó cần xây dựng một chính sách đãi ngộ rõ ràng và thống nhất, đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu cần thiết của người lao động.

- Thứ ba, rà soát hệ thống chức danh và vị trí công việc

Sau khi xác lập chiến lược đãi ngộ, việc cần làm tiếp theo là rà soát hệ thống chức danh trong sơ đồ của tổ chức, tinh chỉnh và hoàn thiện hệ thống chức danh, bổ sung nếu phát sinh và tinh giảm đối với những chức danh không cần thiết. Hệ thống chức danh có mối quan hệ mật thiết với việc xây dựng chế độ đãi ngộ cho từng vị trí công việc và các chính sách lương thưởng, do đó việc rà soát và hoàn thiện hệ thống chức danh cũng như vị trí công việc là rất quan trọng và cần thiết.

- Thứ tư, thiết kế bảng lương, bậc lương

Bảng lương, bậc lương cho từng vị trí công việc hay còn được gọi là lương theo vị trí, tại đây tùy theo mức độ quan trọng và cần thiết của từng vị trí công việc mà doanh nghiệp cần xây dựng những hệ số lương, bậc lương phù hợp.

- Thứ năm, xây dựng quy chế lương thưởng và đãi ngộ

Đây chính là yếu tố lương thưởng theo thành tích trong hệ thống lương 3Ps. Ngoài lương theo vị trí và năng lực, doanh nghiệp cần xây dựng những quy chế lương thưởng theo kết quả công việc. Ngày nay để đánh giá nhân viên theo hiệu quả công việc, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng hệ thống đánh giá KPI nhằm đo lường hiệu suất và thành tích công việc của nhân viên. Xây dựng một cơ chế đãi ngộ minh bạch và rõ ràng ngay từ đầu, không những có thể tránh khỏi những bất mãn, thắc mắc của nhân viên mà còn là động lực thúc đẩy sự cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc của người lao động.

- Thứ sáu, áp dụng và hoàn chỉnh hệ thống

Sau khi thiết lập hệ thống, điều cần làm tiếp theo là áp dụng và đánh giá, tuy nhiên đó chưa phải là bước cuối cùng. Hệ thống đãi ngộ luôn cần được theo dõi, đánh giá và hoàn chỉnh cho phù hợp với những sự thay đổi của thị trường lao động và chiến lược của công ty, vì thế sáu bước trên cần được áp dụng một cách liên tục.

Tiền thưởng được chi cho nhân viên dựa vào kết quả cá nhân của họ và của tổ chức. Các thước đo thành công có thể bao gồm lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng hoặc hiệu suất tổng thể của tổ chức.

Các loại thưởng cho cá nhân được chi trả cho những người đạt được mục tiêu đề ra, các chỉ tiêu này đã đề ra và đạt được trong khoảng thời gian nhất định.

Các loại thưởng nhóm thường được thực hiện để tăng năng suất và thúc đẩy tinh thần đồng đội trong khi chia sẻ thành công và phần thưởng tài chính với các cá nhân.

Kết luận: đối với quy chế và chính sách lương thưởng, doanh nghiệp cần những người làm nhân sự có chuyên môn về quản trị nhân lực kết hợp với các phòng ban để xây dựng quy chế và chính sách phù hợp với từng doanh nghiệp và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. TPNholdings Việt Nam có những chuyên gia nhiều kinh nghiệm về quản trị nhân sự, tư vấn xây dựng quy chế, chính sách lương thưởng cho nhiều khách hàng, đối tác. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.